Vrácení DPH z Německa – Jak získat zpět daň za nákupy a palivo? Průvodce

Úvod

Při podnikání, které vyžaduje výjezdy za západní hranici, se nechtěně stáváte sponzorem německého rozpočtu. Každé tankování, nákup stavebního materiálu nebo poplatek za dálnici v sobě obsahuje 19 % německé DPH (MwSt). Pro mnoho českých firem – od dopravy až po stavebnictví – se jedná o zmrazené tisíce eur ročně.

Mnoho podnikatelů, jako jste vy, se těchto peněz vzdává z obavy před byrokratickou mašinerií. Děsí je formuláře v němčině a složité postupy na Finanzamtu. Přitom získávání DPH z Německa je standardní procedurou v Evropské unii, která při správné přípravě může výrazně zlepšit cash flow vaší firmy.

V tomto článku vás jako experti z German Tax Sp. z o.o. provedeme houštinou předpisů. Dozvíte se, jak získat zpět DPH za nákupy v Německu, jaké dokumenty musíte posbírat a proč se vyplatí postarat se o to, aby žádost byla bezchybná hned napoprvé.

Kdo může žádat o vrácení DPH z Německa? (Formální podmínky)

Ne každý nákup u sousedů vás opravňuje k obdržení platby z německého finančního úřadu. Aby procedura VAT-REF (vrácení daně zaplacené v jiném státě EU) skončila úspěchem, musíte splnit řadu přísně definovaných kritérií.

Podle unijní směrnice a německého zákona o dani z obratu (UStG) mohou o vrácení DPH z Německa žádat subjekty, které v období, kterého se žádost týká:

• Jsou plátci DPH v Česku – vaše firma musí být registrovaná jako plátce DPH v zemi sídla (ČR) a nesmí využívat osvobození pro neplátce.
• Nemají sídlo ani stálou provozovnu v Německu – toto je klíčové. Pokud je vaše firma registrovaná v Německu (máte tamní Steuernummer a podáváte lokální přiznání), daň na vstupu (Vorsteuer) si odečítáte ve standardních německých přiznáních (Umsatzsteuervoranmeldung), nikoliv přes zahraniční proceduru.
• Neprováděly v Německu prodej zboží ani služeb – s výjimkou specifických služeb, jako je mezinárodní doprava nebo služby v režimu přenesení daňové povinnosti (Reverse Charge).

Vrácení DPH z Německa: Soukromá osoba vs. firma

Často dostáváme otázky typu: "Můžu jako soukromá osoba získat zpět daň za nákupy v Berlíně?". Zde je třeba udělat tlustou čáru. Popisovaná procedura se týká výhradně podnikatelů (vrácení DPH z Německa pro firmy).

Jako turista nebo fyzická osoba nepodnikající nemůžete proceduru VAT-REF využít. Existuje sice systém Tax Free pro cestující, ale ten se týká výhradně osob s bydlištěm mimo Evropskou unii. Čeští občané jako rezidenti EU platí německou DPH u pokladny definitivně a nevratně.

Důležité pro stavebnictví (Gewerbe): Pokud podnikáte v Česku a realizujete zakázky v Německu, ujistěte se, jaký je váš daňový status. Pokud vaše činnost v Německu vykazuje znaky stálé provozovny, může Finanzamt vrácení v zahraniční proceduře odmítnout a nařídit vám registraci k DPH v Německu. Ověření tohoto statusu je prvním krokem, který v German Tax Sp. z o.o. provádíme, abychom předešli zamítnutí žádosti.

Jaké nákupy se kvalifikují pro vrácení DPH v Německu?

Německý finanční úřad (Finanzamt) je známý svou puntičkářskostí. Ne každý výdaj, který české účetnictví uzná za „firemní náklad“, bude německými úředníky akceptován pro vrácení DPH. Základním pravidlem je úzká souvislost nákupů s vykonávanou ekonomickou činností.

Jako specialisté analyzující stovky žádostí ročně jsme připravili přehled výdajů, které lze nejčastěji a nejbezpečněji vyúčtovat.

1. Doprava a vozidla – palivo je základ

Pro dopravní a logistické firmy je toto nejdůležitější bod. Lze získat zpět DPH za palivo v Německu? Ano, je to jeden z nejčastějších důvodů vratky. Týká se to nafty, benzínu i LPG. Kromě samotného paliva se ke vrácení kvalifikují také:

• Poplatky za průjezd dálnicemi a využívání silniční infrastruktury.
• Poplatky za parkování (pod podmínkou držení správné faktury, nikoliv jen lístku z automatu).
• Náhradní díly pro služební vozy a náklady na opravy v německých servisech.

2. Stavební a technický obor

Pro podnikatele realizující stavební zakázky jsou klíčové materiálové výdaje. Vrácení DPH z Německa za stavební služby (pokud byly subdodávkou od německé firmy s vyčíslenou DPH) a za nákup materiálu je standardem. Můžete získat zpět daň za:

• Nákup stavebního materiálu, nářadí a vybavení.
• Pronájem strojů (bagry, jeřáby, lešení).
• Vybavení zaměstnanců (pracovní oděvy koupené v Německu).

3. Delegace, veletrhy a ubytování

Pokud vysíláte zaměstnance do Německa nebo sami jedete na obchodní schůzku, vznikají vám náklady na pobyt.

• Ubytování: Vrácení DPH za hotel v Německu je možné a zahrnuje daň za hotelové služby (obvykle 7 %).
• Vstup na veletrhy a výstavy: Vstupenky a poplatky za výstavní stánky jsou plně uznatelné.

Co zpět nedostanete? (Výjimky)

Německé předpisy jasně vylučují některé kategorie. Nejdůležitější výjimkou jsou gastronomické služby. I když pozvete klienta na pracovní oběd v Berlíně, DPH z faktury za restauraci nepodléhá vrácení v zahraniční proceduře. Podobně jsou posuzovány výdaje soukromého nebo reprezentativního charakteru, které nemají přímý vliv na příjmy firmy.

Klíčové termíny a minimální částka pro vrácení DPH (Německo)

I ta nejlépe doložená žádost bude zamítnuta, pokud nesplní limitní částky nebo dorazí na úřad byť jen o den později. Němci jsou v tomto nekompromisní.

Minimální částka pro vrácení DPH Německo

Nevyplatí se žádat o drobné – unijní systém stanovuje konkrétní prahy rentability:

• 400 EUR – pokud žádáte o vrácení za období kratší než rok (např. kvartálně). To je volba pro firmy s velkými náklady, které potřebují rychleji vrátit peníze do oběhu.
• 50 EUR – pokud podáváte žádost za celý kalendářní rok (nebo zbývající část roku).

Pokud je součet DPH na vašich fakturách nižší než 50 eur za rok, procedura vrácení není možná.

Prekluzivní lhůta pro vrácení DPH Německo

Zde není prostor pro chyby. Žádost o vrácení DPH za daný kalendářní rok musí německému úřadu dorazit nejpozději do 30. září následujícího roku.

• Příklad: Faktury za rok 2023 lze vyúčtovat pouze do 30. září 2024.
• Pozor: Jde o propadnou lhůtu. Podání žádosti 1. října znamená automatické zamítnutí bez možnosti odvolání.

Tip pro zapomnětlivé: Nečekejte na září. Elektronické systémy bývají koncem měsíce přetížené. Doporučujeme podávat roční žádosti už na jaře, hned po uzavření účetního roku.

Jak dlouho se čeká na DPH z Německa?

Podle předpisů má německý úřad (Bundeszentralamt für Steuern) 4 měsíce na vydání rozhodnutí od momentu přijetí kompletní žádosti. Pokud však úředník pojme pochybnosti a vyzve vás k doložení dalších dokladů (např. skenů faktur či vysvětlení), může se procedura protáhnout na 8 měsíců. Proto je tak důležitá kontrola dokladů před odesláním – každá chyba znamená další týdny čekání na vaše peníze.

Postup vrácení DPH z Německa krok za krokem

Mnoho podnikatelů si představuje, že vrácení daně vyžaduje posílání papírových dopisů do Berlína. Opak je pravdou. Celý proces byl na unijní úrovni digitalizován, což ale neznamená, že je triviální.

1. Elektronická žádost (VAT-REF)

Aby vám byla daň vrácena, musíte využít systém VAT-REF. Žádost podáváte... v Česku, konkrétně přes portál české Finanční správy (Daňový portál / EPO). Český úřad zde funguje jako "podatelna" – ověří vaše oprávnění jako aktivního plátce DPH a následně žádost elektronicky předá německému Spolkovému ústřednímu daňovému úřadu (Bundeszentralamt für Steuern – BZSt).

Jak vyplnit žádost o vratku DPH z Německa? Klíčem je preciznost. Každá faktura musí být do systému zadána zvlášť (s výjimkou velmi malých částek, které lze seskupovat, ale pro přehlednost to u větších vratek nedoporučujeme). Musíte přiřadit správné kódy klasifikace zboží a služeb, které německému úředníkovi "řeknou", co přesně jste koupili (např. palivo, mýto, hotel).

2. Dokumenty pro vrácení DPH Německo – co si připravit?

Německý úředník vaše papírové doklady nevidí, dokud si je nevyžádá nebo dokud je nepřiložíte digitálně.

• Skeny faktur: Pokud částka bez daně na faktuře přesahuje 1000 EUR (nebo 250 EUR u paliva), systém vyžaduje přiložení skenu dokladu přímo k žádosti.
• Originály faktur: Ve většině případů stačí kvalitní elektronické kopie. BZSt má však právo vás kdykoliv vyzvat k zaslání originálů poštou, pokud pojme podezření ohledně pravosti transakce. Proto po naskenování originály nikdy nevyhazujte!
• Správná faktura (Rechnung): Toto je nejčastější past. "Účtenka" z benzínky u vysokých částek nestačí. Doklad musí obsahovat plné údaje vaší firmy, vaše DIČ s předponou CZ a sazbu i částku německé daně.

Nejčastější problémy a zamítnutí žádosti o DPH z Německa

Proč tolik žádostí podávaných svépomocí končí odmítnutím? Z naší zkušenosti plyne, že zamítnutí žádosti o vrácení DPH z Německa má obvykle jednu ze tří příčin:

1. Formální chyby na fakturách

Stačí překlep v názvu firmy, chybějící DIČ nebo špatně spočítaná daň a Finanzamt výdaj zpochybní. Němečtí úředníci jsou velmi restriktivní – faktura musí splňovat náležitosti § 14 UStG (německého zákona o DPH). Pokud je doklad vadný, je třeba nejprve požádat prodejce o opravu a teprve pak žádat o vrácení.

2. Žádná reakce na výzvy

Často se stává, že BZSt pošle dotaz (např. žádost o vysvětlení povahy služby nebo zaslání skenu). Tyto dopisy chodí v němčině, často na adresu v Česku, kam málokdy chodíte, nebo se ztratí v záplavě pošty. Pokud neodpovíte ve lhůtě (obvykle 1 měsíc), dojde k automatickému zamítnutí žádosti.

3. Špatné klasifikační kódy

Pokud zadáte výdaj za "palivo" pod kód "reprezentace", systém to může odmítnout. Kódování výdajů v systému VAT-REF je pevně dané a vyžaduje znalost toho, jak německý úřad interpretuje jednotlivé kategorie nákladů.

Svépomocí nebo s expertem? Cena za vrácení DPH z Německa

Podnikatelé často řeší dilema: zkusit to sám a ušetřit na provizi, nebo to svěřit specialistům?

Rizika samostatného postupu

Samostatné vyplňování žádosti není jen čas strávený u počítače. Je to riziko, že jedna chyba zablokuje vratku několika tisíc eur na mnoho měsíců. Pokud neovládáte úřední němčinu, bude odvolání proti negativnímu rozhodnutí (Einspruch) velmi obtížné a nákladné.

Proč se vyplatí využít pomoc German Tax?

Profesionální pomoc při vrácení DPH z Německa znamená především bezpečí a klid.

• Předběžné ověření: Než žádost odešleme, zkontrolujeme každou fakturu. Pokud vidíme chyby, navrhneme jejich opravu dříve, než to udělá úřad (a zamítne žádost).
• Hlídání termínů: Hlídáme datum 30. září i všechny lhůty pro odpovědi úřadu.
• Kontakt s BZSt: V případě dotazů ze strany úřadu vedeme korespondenci v němčině my.

Cena za vrácení DPH z Německa profesionální kanceláří je obvykle provizní. To znamená, že platíte jen zlomek ze získané částky a pouze tehdy, když se procedura podaří. Vzhledem k riziku ztráty celé vratky při formálních chybách je to investice, která se bleskově vrátí.

Nejčastější dotazy (FAQ)

Jaké dokumenty jsou potřeba pro vrácení DPH z Německa?

Základem jsou nákupní faktury (Rechnungen) a celní doklady (pokud bylo zboží importováno). Dokumenty musí být čitelné a obsahovat všechny zákonem vyžadované údaje (mj. DIČ prodávajícího i kupujícího, datum, číslo, druh zboží, sazbu DPH). Faktury nemusíte překládat do češtiny – německý úřad pracuje s doklady v němčině.

Musím být jako česká stavební firma (živnostník) plátcem DPH v ČR, abych mohl získat daň z Německa?

Ano. Procedura VAT-REF je určena pro aktivní plátce DPH v zemi sídla. Pokud v Česku využíváte osvobození (jste neplátce), nemáte právo na vrácení daně ze zahraničí tímto způsobem. V takovém případě stojí za to probrat s účetním, zda se vám přechod na plátcovství v ČR nevyplatí vzhledem k rozsahu nákladů v Německu.

Jak dlouho trvá procedura vrácení DPH od německého finančního úřadu?

Standardně má BZSt 4 měsíce na rozhodnutí od okamžiku přijetí správné žádosti. V praxi, pokud je žádost bezchybná, se peníze na účtu mohou objevit i dříve. Nicméně každý dotaz úřadu (např. žádost o další skeny) tyto hodiny resetuje nebo prodlužuje. U složitých případů může proces trvat až 8 měsíců.

Lze získat zpět DPH za hotel v Německu?

Ano, ale pozor na sazby. Ubytování v Německu podléhá 7 % dani, zatímco snídaně a parkovné v hotelu často sazbě 19 %. Na hotelové faktuře by tyto položky měly být rozepsány zvlášť. Pokud máte souhrnnou fakturu „za pobyt“ bez rozlišení, úřad může částku vratky zpochybnit. Jako experti vám pomůžeme tyto položky v žádosti správně rozdělit.

Shrnutí: Vaše peníze nemusí zůstat v Berlíně

Získání DPH z Německa není „bonus navíc“, ale návrat vlastních prostředků, které jste utopili v nákladech na podnikání. Pro malou stavební nebo dopravní firmu jsou částky kolem 50 000 Kč nebo 120 000 Kč ročně reálným provozním kapitálem, který lze využít na investice, opravy techniky nebo odměny pro lidi.

Procedura vrácení, ač digitální, je plná právních pastí. Termíny jsou neúprosné a německá preciznost neodpouští chyby v DIČ ani v kódech zboží. Místo riskování zamítnutí žádosti a ztrácení času studiem předpisů Bundeszentralamt für Steuern se vyplatí svěřit tento úkol praktikům.

V German Tax Sp. z o.o. nejen vyplňujeme políčka. Analyzujeme vaši situaci, kontrolujeme správnost faktur před odesláním a bojujeme o každou korunu (nebo spíš euro), která vám po právu náleží – a to i v obtížných a starších případech.

Co můžete udělat hned?

Nenechte své faktury propadnout. Pokud máte „krabici od bot s účtenkami“ nebo složku faktur z Německa z loňského roku, je nejvyšší čas proměnit je v hotovost.